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广州大学公务卡管理暂行办法
2017-06-01 14:32   审核人:

广大[2009]76

第一章 总 则

第一条  为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,提高学校公务支出透明度,减少现金支付结算,加强预算执行监管,提高财政资金使用效益,根据《中央预算单位公务卡管理暂行办法》(财库【2007】63号)、《广州市市本级预算单位实行公务卡结算试点实施方案》(穗财库【2007】26号)和《广州市市本级预算单位公务卡结算财务报销管理办法》(穗财库【200868号),结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于学校在职职工公务卡的管理。

第三条  本办法所称公务卡,是指代理银行为学校在职职工发放的,具有一定透支额度与透支免息期的,用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。公务卡以学校在职职工个人名义开立,职工个人作为持卡人并承担相应的法律责任。

公务卡结算方式是指持有公务卡的在职职工(以下简称持卡人)在公务活动中使用公务卡刷卡消费,在规定的期限内按照现行财务管理制度审核后报销还款的结算方式。

第四条  公务卡结算方式的适用范围:原使用现金支付的日常公用支出和5万元(以人民币为单位,下同)以下的零星商品服务支出。

(一)原使用现金结算方式的零星商品服务支出,包括差旅费、招待费、培训费等费用;

(二)原使用转账结算方式、单笔金额在2万元以下的商品采购和服务支出,包括设备购置费、办公费、会议费、咨询费、租赁费、邮电费、维修费等费用。

第五条  实行公务卡制度不改变学校现行财务管理制度和报销基本程序。

第六条  实行公务卡结算方式后,严格现金结算,确有特殊需要,应当事前申报审批。

第七条  为保障国库集中支付的顺利清算和公务卡的有序运作,我校公务卡的开户银行为零余额账户开户银行。

第八条  与公务卡管理有关的信息维护、财务报销、银行划款和动态监控等业务,通过专门的公务卡支持系统辅助办理

第九条  学校与公务卡代理银行要按照“持卡人员承担用卡经济责任、开卡银行承担挂失经济风险、学校承担公务还款责任、财政部门负责监督管理”的原则签订规范的代理服务协议,并上报市财政局备案。

第二章 公务卡日常管理

第十条  公务卡由学校统一组织本校在职职工向发卡行申办。公务卡申办成功后,经学校确认核实,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一录入公务卡支持系统管理。

公务卡办理的基本程序为:

(一) 公务卡以部门为单位,如实填写“公务卡申请表”,签订“领用合约”,连同相关证明资料一起交学校财务处;

(二)财务处对职工申请开卡的相关资料集中送代理银行;

(三)代理银行按银行规定程序审核职工申请资料和办理公务卡;

(四)代理银行将办妥的公务卡连同必要的相关资料委托学校财务处发给职工。

第十一条  学校在工作人员新增、调动或退休时,应及时组织办理公务卡的申领或停止使用等手续,并通知发卡行及时维护公务卡支持系统。现有工作人员涉及公务卡的相关信息变动时,应及时通知发卡行维护公务卡支持系统。

第十二条  公务卡使用银联标准信用卡,仅用于办理人民币支出结算业务。

(一)公务卡统一使用“62”字开头的银联标准卡。

(二)公务卡实行免费开卡、免收年费、免担保、免开存款账户、到期免费换卡。

(三)具有一定的透支额度。

(四)具有25~56天的透支免息期。

(五)具有一般银行贷记卡的其他功能。

第十三条  公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,由持卡人及时向学校财务处申请办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。

第十四条  公务卡的信用额度,由发卡银行根据个人资信情况确定,原则上分为处级或以上人员(含高级专业技术职务人员)和其他人员两档,信用额度为5万元和2万元。持卡人在规定的信用额度和免息还款期内先支付,后还款。

第十五条  公务卡的卡片和密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,并通过单位财务部门及时通知发卡行维护公务卡支持系统。

第十六条  发卡行应按月向持卡人提供公务卡对账单,并按照与持卡人约定的方式,及时向持卡人提供公务卡账户资金变动情况和还款提示等重要信息。

第十七条  持卡人对公务消费交易发生疑义,可按发卡行的相关规定等提出交易查询。

第三章 公务卡支付管理

第十八条  公务支出要求有事前审批程序,对于会议费和接待费开支,持卡人应事先按《广州大学会议经费管理办法》和《广州大学业务接待经费管理办法》要求填写相关申请表,其他公务开支填写“广州大学公务卡开支结算申请表”(附件1),按学校经费审批权限执行事前审批。

第十九条  对符合使用公务卡结算范围的支出,应在公务卡信用额度内,先通过公务卡结算,并须取得财务报销凭证及公务卡消费凭证。

第二十条  原则上同一持卡人信用消费单笔不得超过2万元,月透支余额不得超过5万元。

第二十一条  持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。确有特殊需要,持卡人应事先填写“广州大学现金结算申请表”(附件2),经过部门负责人同意,报财务处审批后执行,未经批准的提现业务不予报销。公务卡提现手续费和利息费用由持卡人承担。

第四章 公务卡财务报销管理

第二十二条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出,必须在发卡行规定的免息还款期内(最迟不超过账单到期的前5个工作日),到财务处办理报销。因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担。

第二十三条  持卡人办理公务卡消费支出报销业务时,应当按要求填写报销审批单,并附有关财务报销凭证、公务卡消费凭证和经审批的“广州大学公务卡开支结算申请表”等,按照学校规定的财务报销程序报请审批。财务处对公务卡公务消费行为进行合规性审核,对符合报销条件的予以报销;对不符合报销条件的,有权全部或部分不予报销。对不予报销的部分,由持卡人自行偿还。

第二十四条  学校财务处对批准报销的公务卡消费支出,按以下规定办理报销还款手续:

(一)   报销资金已经纳入国库集中支付的,登录国库集中支付系统,录入消费交易凭条的相关信息,核实后确定可报销金额,编制“还款明细表”,生成“还款汇总表”,并以电子文档形式将“还款汇总表”及“还款明细表”提交发卡行。签发财政授权支付指令(支票等支付凭证),附加盖单位财务公章的“还款汇总表”,通知发卡行向指定的公务卡还款。

(二)   报销资金没有纳入国库集中支付的,财务处通过报账易向公务卡账户或个人账户转账结算,完成报销还款手续。

第二十五条  持卡人因故不能在规定的免息还款期内返回学校办理报销手续的,所产生一切银行费用由持卡人个人承担

第二十六条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回学校财务处,并由学校财务处及时退回零余额账户。

第五章 管理职责

第二十七条  学校在公务卡管理工作中的主要职责是:

(一)选择本单位公务卡发卡行,签订公务卡服务协议。

  (二)组织本单位工作人员统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

  (三)督促本单位持卡人及时办理公务卡项下公务消费支出的财务报销手续。协助发卡行向本单位有逾期欠款的持卡人催收欠款。

  (四)通过公务卡支持系统,审核本单位持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

  (五)配合上级财政部门做好公务卡监督管理等有关工作。  

第二十八条  持卡人的主要职责是:

(一)按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

  (二)执行公务所需支出,原则上应使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和所在单位财务部门对公务支出的监控管理

  (三)及时归还公务卡项下银行欠款。因离职、退休等原因离开所在单位,应按单位要求清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。

  (四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。

第二十九条  严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏本单位公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销。

第六章 附 则

第三十条  本办法由学校财务处负责解释。

第三十一条  本办法从二○○九年九月一日起执行。


 

附件1:

广州大学公务卡开支结算申请表

申请单位:

日期:    年   月   日

事由

 

 

预算项目名称和代码

 

 

开支明细及预计金额

 

 

预计使用时间

 

 

经办人

 

 

单位负责人签批

 

 

主管校领导签批

 

 

校长签批

 

 

 

附件2:

广州大学现金结算申请表

申请单位:

日期:    年   月   日

事由

预算项目名称和代码

 

 

开支明细及预计金额

预计使用时间

 

 

经办人

 

 

单位负责人签批

 

 

财务处签批

 

 

 

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